Software-Vergleich · CRM
CRM fürs Planungsbüro.Branchenlösung oder Vertriebs-CRM?
CRM für Planungsbüros ist selten ein reines Vertriebssystem. In Architektur- und Ingenieurbüros steckt die Kontaktverwaltung meist in einer Büro- und Projektmanagement-Software wie Projekt Pro, KOBOLD Control, untermStrich oder Projektron BCS, die CRM mit Zeiterfassung, Honorarermittlung und Controlling verbindet. Allgemeine Vertriebs-CRM wie HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 bieten mehr Marketing- und Pipeline-Funktionen, kennen aber HOAI und Leistungsphasen nicht. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie vor allem Akquise steuern oder Kontakte, Projekte und Abrechnung in einem System halten wollen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Zwei Wege
Branchenlösung oder allgemeines Vertriebs-CRM.
In vielen Büros ist das CRM historisch gewachsen. Adressen liegen in Outlook, Projektkontakte in Excel, Wiedervorlagen im Kopf einer einzelnen Person. Fällt diese Person aus, fehlt der Überblick. Ein CRM bündelt Bauherren, Fachplaner und Behörden an einem Ort und macht Angebote, Termine und Zuständigkeiten nachvollziehbar.
Für Architektur- und Ingenieurbüros gibt es zwei Wege. Branchenlösungen wie Projekt Pro, KOBOLD Control, untermStrich oder Projektron BCS verbinden die Kontaktverwaltung direkt mit Zeiterfassung, Honorarermittlung nach HOAI und Projektcontrolling. Aus einem Erstkontakt wird ohne Systemwechsel ein Projekt mit Stunden und Rechnung. Allgemeine Vertriebs-CRM wie HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 sind stärker in Marketing, Pipeline und Automatisierung, kennen aber weder Leistungsphasen noch HOAI.
Für Büros, die viel für öffentliche Auftraggeber arbeiten, zählt vor allem der saubere Anschluss an Angebot und Abrechnung. Wer dagegen aktiv Privatkunden akquiriert, profitiert von den Marketing- und Pipeline-Funktionen eines allgemeinen CRM.
In einer anonymen Auswertung von 13 Gesprächen mit Planungsbüros zwischen Juli und September 2026 hingen 6 von 13 Büros an einer Schlüsselperson. Ein CRM verteilt dieses Wissen auf mehrere Schultern und ist damit auch ein Baustein gegen Risiken beim Generationenwechsel.
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02 Vergleich
Fünf Kriterien im Überblick.
| Lösung | Typ | CRM verbunden mit | Hosting | Passt zu |
|---|---|---|---|---|
| Projekt Pro | Branchensoftware | Projektsteuerung, Honorar (HOAI), Controlling | lokal oder gehostet | Architekturbüros |
| KOBOLD Control | Branchensoftware | Controlling, Honorar, Dokumente | lokal oder Cloud | Architektur- und Ingenieurbüros |
| untermStrich | Branchensoftware | Büro- und Projektcontrolling | lokal oder Cloud | Architektur- und Ingenieurbüros |
| Projektron BCS | PM/ERP, webbasiert | Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung | eigener Server oder Miete | größere Ingenieurbüros |
| HubSpot / Salesforce / Dynamics 365 | allgemeines Vertriebs-CRM | Marketing, Pipeline, Automatisierung | Cloud (SaaS) | aktive Neukunden-Akquise |
03 Vorgehen
Auswahl und Umstieg aus der lokalen Umgebung.
Bedarf klären
Schreiben Sie auf, was das CRM leisten soll: reine Akquise oder Kontakte plus Projekte plus Abrechnung. Das entscheidet zwischen Branchenlösung und Vertriebs-CRM.
Lokal oder Cloud prüfen
Klären Sie, ob die Software auf Ihrem Server laufen soll (Terminalserver, Fileserver) oder als Cloud-Dienst. Prüfen Sie Schnittstellen zu Outlook, Exchange und DATEV.
Altdaten bereinigen
Exportieren Sie Adressen aus Outlook und Excel, entfernen Sie Dubletten und legen Sie ein festes Feldschema an, bevor Sie importieren.
Testphase mit echten Projekten
Lassen Sie zwei bis drei Mitarbeiter das System vier Wochen mit laufenden Projekten testen, bevor Sie alle umstellen.
Schlüsselwissen sichern
Übertragen Sie Wiedervorlagen und Kontakthistorie aus dem Kopf einzelner Personen ins System, damit Wissen bei Ausfall erhalten bleibt.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Brauche ich als kleines Büro überhaupt ein CRM?
Sobald mehr als eine Person Kontakte pflegt oder Wiedervorlagen wichtig sind, lohnt ein System. Bei zwei bis drei Personen reicht oft das CRM-Modul einer Bürosoftware, die Sie ohnehin für Zeiterfassung und Honorar nutzen.
Läuft ein CRM auch auf dem eigenen Server?
Branchenlösungen laufen häufig lokal auf Terminal- oder Fileserver, teils zusätzlich als gehostete Variante. Reine Vertriebs-CRM wie HubSpot oder Salesforce sind Cloud-Dienste. Prüfen Sie die Hosting-Optionen vor der Auswahl beim Hersteller.
Wie vermeide ich Datenchaos beim Umzug?
Bereinigen Sie Adressen vor dem Import, definieren Sie Pflichtfelder und importieren Sie testweise einen Teilbestand. Erst wenn die Zuordnung stimmt, folgt der Gesamtimport.
Quelle: Masterplan BIM für Bundesbauten (BMI/BMVg, 2021); Masterplan BIM Bundesfernstraßen (2021); DIN EN ISO 19650-1/-2; DIN EN 17412-1; DIN SPEC 91391; VDI 2552; BIM Deutschland. Stand September 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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