Arbeitsabläufe · Anbieterauswahl
Anbieterauswahl im Planungsbüro.Vom Lastenheft zur Entscheidung.
Die Anbieterauswahl beginnt mit einem fertigen Lastenheft. Aus der Longlist filtern Sie über die Muss-Kriterien eine Shortlist von drei bis vier Anbietern. Diese testen Sie mit einer echten Aufgabe aus Ihrem Büro, nicht mit der Werbedemo. Bewertet wird über eine gewichtete Matrix, geprüft werden Referenzen, Lizenzmodell und bei Cloud-Diensten der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Entscheidung halten Sie schriftlich fest.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
Sieben Schritte von der Longlist zum Vertrag.
Longlist aus dem Lastenheft
Sie tragen alle Anbieter zusammen, die Ihre Anforderungen grundsätzlich abdecken. Quellen sind Fachmessen, Anwenderberichte, Kollegen und Herstellerlisten. Fünf bis acht Namen genügen. Verantwortlich ist der Projektverantwortliche für die Einführung.
Muss-Kriterien-Filter
Jeder Anbieter wird gegen die Muss-Kriterien aus dem Lastenheft geprüft. Wer ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, fällt raus. Übrig bleiben drei bis vier Kandidaten für die Shortlist. Ein einzelnes fehlendes Muss-Kriterium ist ein K.-o.-Kriterium, keine Verhandlungssache.
Testaufgabe statt Werbedemo
Sie geben jedem Anbieter dieselbe Aufgabe aus einem echten Projekt: zum Beispiel einen Bauteil-Export als IFC nach ISO 16739, eine Mengenermittlung oder einen typischen Planlauf. So sehen Sie das Werkzeug an Ihren Daten, nicht am geschönten Musterprojekt.
Anwender testen mit
Die spätere Anwenderin, nicht nur die Bürolleitung, arbeitet die Testaufgabe durch. Notieren Sie Klickwege, Fehlermeldungen und offene Fragen. Planen Sie je Anbieter einen halben bis ganzen Tag ein. Diese Zeitangabe ist ein Richtwert.
Bewertungsmatrix ausfüllen
Kriterien aus dem Lastenheft werden gewichtet und je Anbieter mit Punkten bewertet. Funktion, Bedienung, Schnittstellen, Support und Kosten fließen getrennt ein. So wird der Preis nicht zum einzigen Argument.
Referenzen und Vertrag prüfen
Sprechen Sie mit einem Büro ähnlicher Größe, das die Software im Einsatz hat. Prüfen Sie Lizenzmodell, Kündigungsfristen, Datenexport bei Vertragsende und, bei Cloud- oder CDE-Diensten mit Personen- oder Projektdaten, den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Entscheidung dokumentieren
Sie halten fest, wer nach welcher Bewertung gewonnen hat. Diese Notiz ist später bei Rückfragen im Team und bei der Nachsteuerung wertvoll. Die Bürolleitung entscheidet und trägt die Budgetverantwortung.
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02 Bewertung
Was in die Matrix gehört und wie Sie gewichten.
| Kriterium | Was Sie prüfen | Gewicht (Richtwert) |
|---|---|---|
| Funktionsabdeckung | Erfüllt die Software die Muss- und Soll-Anforderungen des Lastenhefts? | hoch |
| Schnittstellen | IFC, GAEB, Austausch mit vorhandenen Programmen, offene Formate | hoch |
| Bedienung | Klickwege in der Testaufgabe, Einarbeitungsaufwand, Anwenderurteil | mittel |
| Support und Schulung | Erreichbarkeit, Sprache, Schulungsangebot, Reaktionszeiten | mittel |
| Kosten über Laufzeit | Lizenz, Wartung, Schulung, Migration über drei bis fünf Jahre | mittel |
| Vertrag und Datenhaltung | Kündigung, Datenexport, AV-Vertrag, Speicherort | hoch |
03 Praxis
Rollen, Dauer und typische Fehler.
Beteiligt sind in der Regel vier Rollen: die Bürolleitung entscheidet und gibt das Budget frei, der Projektverantwortliche steuert den Ablauf, ein bis zwei Anwender testen fachlich, und bei Cloud-Diensten schaut jemand mit Datenschutz-Verantwortung auf den Vertrag. In kleinen Büros fallen mehrere Rollen in einer Person zusammen. Das ist zulässig, sollte aber bewusst so festgelegt sein.
Als Dauer für die reine Auswahlphase nach fertigem Lastenheft sind sechs bis zehn Wochen realistisch. Das ist ein Richtwert und hängt davon ab, wie schnell Anbieter Testzugänge stellen und wie viele Personen mitentscheiden.
Die häufigsten Fehler: Sie entscheiden nach der Verkaufsdemo statt nach einer echten Testaufgabe. Sie gewichten den Preis zu stark und übersehen Folgekosten für Wartung und Migration. Sie vergessen den Auftragsverarbeitungsvertrag und den Speicherort der Daten. Sie holen keine Referenz ein. Und Sie prüfen zu viele Anbieter parallel, sodass die Auswahl versandet.
04 Checkliste
Kurze Checkliste vor der Entscheidung.
- Lastenheft liegt fertig vor und dient als Bewertungsgrundlage.
- Shortlist auf drei bis vier Anbieter begrenzt.
- Jeder Anbieter hat dieselbe echte Testaufgabe bearbeitet.
- Spätere Anwender haben mitgetestet und ihr Urteil abgegeben.
- Bewertungsmatrix ist gewichtet und ausgefüllt.
- Mindestens eine unabhängige Referenz eingeholt.
- Lizenzmodell, Kündigung und Datenexport bei Vertragsende geklärt.
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor, wenn Daten in die Cloud gehen.
- Entscheidung mit Begründung schriftlich festgehalten.
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Muss ein Planungsbüro bei der Software-Auswahl das Vergaberecht beachten?
Nein. Der Kauf oder die Miete von Bürosoftware durch ein privates Planungsbüro ist keine öffentliche Auftragsvergabe und fällt nicht unter GWB oder VgV. Anders ist es, wenn eine öffentliche Stelle selbst beschafft. Für Ihre eigene Auswahl gelten normale Regeln des Vertragsrechts, bei Cloud-Diensten zusätzlich der Datenschutz.
Warum reicht eine Herstellerdemo nicht aus?
Eine Demo zeigt die Software am optimierten Musterprojekt. Ihre Daten, Ihre Schnittstellen und Ihre Sonderfälle sehen Sie dort nicht. Erst eine echte Testaufgabe aus Ihrem Büro zeigt, wo es hakt. Deshalb bearbeiten alle Kandidaten dieselbe reale Aufgabe.
Was gehört zwingend in den Vertrag bei einem Cloud-Dienst?
Bei Cloud- oder CDE-Diensten, in denen personenbezogene oder fremde Projektdaten verarbeitet werden, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Pflichtinhalten aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Klären Sie außerdem den Speicherort, die Kündigungsfrist und den vollständigen Datenexport bei Vertragsende.
Quelle: Masterplan BIM für Bundesbauten (BMI/BMVg, 2021); Masterplan BIM Bundesfernstraßen (2021); DIN EN ISO 19650-1/-2; DIN EN 17412-1; DIN SPEC 91391; VDI 2552; BIM Deutschland. Stand September 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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